Het rapport van december 2010 van de Monitoring Commissie Corporate Governance Code

• Inleiding

  Bij brief van 17 maart jl.¹xKamerstukken II 2010/11, 31 083, nr. 37. Bij deze brief zit enigszins verstopt als bijlage een nog niet eerder gepubliceerde brief van 7 december 2010 van de Monitoring Commissie aan de minister van Financiën, bevattend twee opmerkelijke 'aanbevelingen' met betrekking tot (tevens zijnde interpretaties van) best practice-bepalingen IV.1.2 en IV.1.3. heeft de minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie naar de Tweede Kamer gestuurd het rapport van december 2010 (hierna: Rapport) van de Monitoring Commissie over de naleving van de Nederlandse corporate governance code (hierna: Code 2009) in het boekjaar 2009.²xZie voor het rapport ook <www.commissiecorporategovernance.nl/page/downloads/2010_Rapport_Monitoring_Commissie_Corporate_Governnance _Code.pdf>. Dit is het eerste rapport over de naleving van de Code 2009.

  De Code 2009 is op 10 december 2008 vastgesteld en gepubliceerd door de Monitoring Commissie en per 1 januari 2009 van kracht geworden voor – kort gezegd – Nederlandse vennootschappen met een beursnotering.³xStb. 2009, 545 en Stcrt. 2009, 18499. Zie ook <www.corpgov.nl/page/downloads/Dec_2008_Code_NL.pdf>. Waar de corporate governance code van 1 januari 2004 (hierna: Code 2004)⁴xStb. 2004, 747 en Stcrt. 2004, 250. voornamelijk gericht was op het herstel van het vertrouwen in het bedrijfsleven, is in de Code 2009 de nadruk gelegd op de beïnvloeding van het gedrag van bestuurders, commissarissen en aandeelhouders. Een aantal best practice-bepalingen is aangepast en daarnaast is een aantal nieuwe best practice-bepalingen toegevoegd aan de Code 2009.⁵xZie voor de belangrijkste inhoudelijke verschillen tussen de Code 2004 en de Code 2009: W.B. Kuijpers & M. Meinema, De nieuwe Nederlandse corporate governance code 2008, AA 2009, p. 178-184.

  De Monitoring Commissie, ingesteld op 2 juli 2009, heeft onderzoek gedaan naar de wijze waarop en de mate waarin de best practice-bepalingen van de Code 2009 in boekjaar 2009 zijn nageleefd door respectievelijk het bestuur, de raad van commissarissen en de aandeelhouders van Nederlandse vennootschappen met een beursnotering. Onder ‘naleven’ wordt verstaan zowel het toepassen van een bepaling als het niet-toepassen ervan, mits met een gemotiveerde uitleg (het zogenoemde ‘pas toe of leg uit’-principe). In deze bijdrage worden de belangrijkste uitkomsten van het onderzoek van de Monitoring Commissie besproken. De volgorde van het Rapport wordt aangehouden, dat op zijn beurt de volgorde van de hoofdstukken van de Code 2009 aanhoudt.

  In totaal hebben 101 vennootschappen deelgenomen aan het onderzoek van de Monitoring Commissie: 21 AEX-vennootschappen, 21 MidCap, 20 SmallCap en 39 lokale fondsen.

• Reikwijdte onderzoek

  De Monitoring Commissie heeft het volgende onderzocht:
  

  1. de wijze en mate van naleving van de principes en best practice-bepalingen waarvan het toepassingspercentage de laatste vier jaren constant minder dan 90% was;

  2. de wijze en mate van naleving van de nieuwe principes en best practice-bepalingen;

  3. de samenstelling – diversiteit en onafhankelijkheid – alsmede de evaluatie van het functioneren van de raad van commissarissen; en

  4. de wijze en mate van naleving van de principes en best practice-bepalingen door aandeelhouders, het gedrag van aandeelhouders en de communicatie tussen de vennootschap en aandeelhouders.⁶xRapport, p. 16.

  De Monitoring Commissie heeft dus een selectie gemaakt van de best practice-bepalingen uit de Code 2009 die zij over het boekjaar 2009 wilde onderzoeken. Tevens heeft zij een tweetal specifieke onderwerpen onderzocht. Het eerste onderzoek betreft de evaluatie en de samenstelling van de raad van commissarissen. Het tweede onderzoek betreft de rol van de aandeelhouders. Deze twee onderwerpen hangen samen met bepaalde best practice-bepalingen en worden daarom, zowel in het Rapport als in deze bijdrage, gecombineerd behandeld.

• Algemene bevindingen onderzoek

  In haar algemene bevindingen geeft de Monitoring Commissie een overzicht van de meest uitgelegde best practice-bepalingen, dat wil zeggen best practice-bepalingen die niet worden toegepast, maar gemotiveerd worden uitgelegd, en een overzicht van de meest voorkomende uitleg voor het niet-toepassen van bepalingen.

  Over het algemeen wordt in 2009 minder uitgelegd dan in 2008, namelijk 565 keer in 2009 tegenover 619 keer in 2008. De Monitoring Commissie laat zich er echter niet over uit of dit inhoudt dat de Code meer wordt toegepast dan in 2008 of juist minder wordt nageleefd. Opvallend is dat de drie meest uitgelegde best practice-bepalingen reeds in de Code 2004 voorkomende bepalingen betreffen. Het gaat om (1) de maximale benoemingstermijn van bestuurders (II.1.1), (2) de maximale ontslagvergoeding van bestuurders (II.2.8(a)) en (3) de webcasting bij analistenbijeenkomsten, presentaties en persconferenties voor alle aandeelhouders (IV.3.1). Van de nieuwe best practice-bepalingen worden de clawback-clausule (II.2.11) en de inhoud van het reglement raad van commissarissen (III.6.5) het meest uitgelegd.

  De uitleg die in 2009 het meest voorkomt, is dat de administratieve en/of financiële kosten te hoog zijn of dat de vennootschap te klein is voor toepassing van de bepaling. De uitleg dat de vennootschap erop wijst dat het een tijdelijke afwijking betreft en/of dat men bezig is met de implementatie van de best practice-bepaling, is in 2009 het meest toegenomen ten opzichte van 2008. Geheel onverwacht is dit niet, gezien het feit dat dit het eerste onderzoek is naar de naleving van de Code 2009 en veel vennootschappen de nieuwe bepalingen nog niet hebben geïmplementeerd.

• Het bestuur

  Het onderzoek naar de naleving van de best practice-bepalingen die gericht zijn tot het bestuur is verdeeld in twee categorieën, namelijk (1) de bepalingen die zien op de taak en werkwijze van het bestuur en (2) de bepalingen die zien op de beloning van bestuurders.

  Net als in 2008 valt de meest uitgelegde best practice-bepaling van de Code 2009 in de categorie van de taak en werkwijze van het bestuur, namelijk dat de bestuurders voor een periode van maximaal vier jaar worden benoemd. Van de 101 onderzochte vennootschappen leggen 55 vennootschappen uit dat en waarom ze deze bepaling niet toepassen. De meest voorkomende uitleg hierbij is dat de bestaande contracten worden gerespecteerd. De Monitoring Commissie heeft aangegeven volgend jaar te willen onderzoeken hoe de naleving van deze best practice-bepaling is bij bestuurders die zijn benoemd na 1 januari 2004, dat wil zeggen na de invoering van de Code 2004. Volgens de Monitoring Commissie zou de uitleg dat bestaande contracten worden gerespecteerd door het verlopen van de tijd niet meer voor moeten komen. In haar Rapport wijst de Monitoring Commissie er dan ook op dat als deze uitleg wel voorkomt voor benoemingen die na 1 januari 2004 hebben plaatsgevonden, zij deze uitleg als niet-naleving zal beschouwen.⁷xRapport, p. 13.

  Onder de categorie taak en werkwijze valt ook een aantal aangepaste best practice-bepalingen, zoals onder andere de beschrijving van de voornaamste risico’s in het jaarverslag en de verklaring in het jaarverslag van de betrouwbaarheid van de financiële jaarverslaglegging. Vrijwel alle onderzochte vennootschappen passen deze best practice-bepalingen toe.

  De grootste pijnpunten in het Rapport die naar voren komen, zien op de best practice-bepalingen met betrekking tot de beloning van bestuurders. Zoals eerder aangegeven, is de maximale ontslagvergoeding van bestuurders een van de meest uitgelegde best practice-bepalingen. Ook bij deze bepaling wordt in 2009 het meest frequent als uitleg voor niet-toepassing gegeven dat bestaande contracten worden gerespecteerd, al is het gebruik van deze uitleg wel gedaald sinds 2008. Een andere bestaande bepaling die vaak wordt uitgelegd of niet wordt nageleefd, is de bepaling die ziet op het aanhouden van aandelen door bestuurders voor ten minste vijf jaar indien deze aandelen zonder financiële tegenprestatie zijn toegekend.

  De clawback-clausule is de meest uitgelegde nieuwe bepaling van de Code 2009, gevolgd door de best practice-bepaling inzake de ‘billijkheidstoets’. De clawback-clausule houdt in dat de raad van commissarissen de bevoegdheid heeft de variabele bezoldiging die is toegekend op basis van onjuiste (financiële) gegevens terug te vorderen van de bestuurder. Het merendeel van de vennootschappen die deze bepaling niet toepassen, geeft als uitleg dat ze de bepaling nog aan het implementeren zijn. De ‘billijkheidstoets’ geeft de raad van commissarissen de bevoegdheid de waarde van een in een eerder boekjaar toegekende voorwaardelijke variabele bezoldigingscomponent aan te passen wanneer deze vanwege buitengewone omstandigheden niet billijk zou zijn. De wetgever heeft aangekondigd deze twee best practice-bepalingen in de wet te willen verankeren,⁸xKamerstukken II 2009/10, 32 512, nr. 3, p. 3. hetgeen verklaart dat een veel gegeven uitleg voor beide bepalingen is dat de ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving worden afgewacht.

• De raad van commissarissen

  Specifieke aandacht kregen het functioneren en de samenstelling van de raad van commissarissen (best practice-bepalingen III.1 en III.3 van de Code 2009).

  Naar de letter van bepaling III.1.7 heeft de Monitoring Commissie met betrekking tot het functioneren van de raad van commissarissen onderzocht of ten minste eenmaal per jaar het eigen functioneren werd geëvalueerd en op welke wijze deze evaluatie van de raad van commissarissen plaatsvond. Terwijl bijna alle vennootschappen expliciet melding maken van de evaluatie, vermeldt meer dan de helft van de vennootschappen niet op welke wijze deze evaluatie heeft plaatsgevonden. De vennootschappen die wel aangeven hoe de evaluatie plaatsvond, maken voornamelijk melding van een schriftelijke enquête die is uitgezet onder de leden van de raden waarin een oordeel moest worden gegeven over het eigen functioneren, het functioneren van de andere leden en van de verschillende interne commissies.

  Voor wat betreft de samenstelling van de raad van commissarissen is gekeken naar zowel de onafhankelijkheid van commissarissen als de diversiteit binnen de raden. Het onderzoek naar de onafhankelijkheid van commissarissen heeft uitgewezen dat best practice-bepaling III.2.1 inzake onafhankelijkheid volledig wordt nageleefd. De enige vennootschap waar twee commissarissen in plaats van (maximaal) één commissaris als niet-onafhankelijk in de zin van de Code 2009 moesten worden aangemerkt, gaf uitleg waarom deze bepaling niet wordt toegepast. Overigens geeft de Monitoring Commissie in haar Rapport niet aan wat deze uitleg inhoudt.

  Volgens principe III.3 streeft de raad van commissarissen naar een gemengde samenstelling, onder meer met betrekking tot geslacht en leeftijd. Om te beoordelen hoe het zit met de diversiteit binnen de raad van commissarissen werden naast geslacht en leeftijd ook nationaliteit en expertise onderzocht. Hieruit bleek dat de ondernemingen de ruimte die in het boekjaar 2009 ontstond om nieuwe commissarissen te benoemen die de diversiteit binnen de raden zouden vergroten, slechts beperkt hebben benut. De diversiteit is slechts licht toegenomen ten opzichte van 2008. In het boekjaar 2009 is het aantal vrouwelijke commissarissen slechts licht gestegen.⁹xZie in dit verband ook de bij amendement in december 2009 door de Tweede Kamer aangenomen quotumverplichting van art. 2:166/276 BW van het wetsvoorstel Bestuur en toezicht (Kamerstukken I 2009/10, 31 763, A) en de maatschappelijke discussie hierover in de kolommen van de dagbladen. De gemiddelde leeftijd van de commissarissen is gedaald en het aantal commissarissen met de Nederlandse nationaliteit is toegenomen. De verdeling over de diverse expertisegebieden ten slotte verschilt in 2009 niet veel van 2008.

• De algemene vergadering van aandeelhouders

  In aanvulling op het onderzoek naar de naleving van de best practice-bepalingen die zich richten tot de Nederlandse institutionele beleggers is over 2009 tevens specifiek onderzoek gedaan naar een aantal andere aspecten van het gedrag van zowel Nederlandse als buitenlandse institutionele beleggers. Door dit onderzoek hoopte de Monitoring Commissie een beter beeld te krijgen van de wijze waarop institutionele beleggers hun rol in de vennootschap vervullen.

  Anders dan het bestuur en de raad van commissarissen zijn de aandeelhouders in beginsel niet gehouden het belang van de vennootschap voorop te stellen. Zij mogen hun eigen (financiële) belang vooropstellen bij hun handelen. Overigens dienen zij daarbij wel de maatstaf van redelijkheid en billijkheid zoals omschreven in artikel 2:8 BW in acht te nemen. De toelichting bij best practice-bepalingen IV.4.4-IV.4.6 meldt dat in elk geval de bereidheid om een dialoog met de vennootschap aan te gaan onder deze maatstaf valt. In het Rapport vult de Monitoring Commissie aan dat indien aandeelhouders gebruikmaken van hun rechten, dit niet vrijblijvend is, maar ook verantwoordelijkheden met zich brengt. Dit noemt de Monitoring Commissie het ‘burgerschap van de aandeelhouder’, waarmee zij bedoelt dat aandeelhouders deze verantwoordelijkheid ook daadwerkelijk moeten nemen.

  De Code 2009 kent zes best practice-bepalingen die direct gericht zijn tot aandeelhouders. De eerste drie bepalingen (IV.4.1-IV.4.3) zijn specifiek gericht tot institutionele beleggers en gaan over de publicatie van het voorgenomen stembeleid en de daadwerkelijke uitvoering van het stembeleid. Institutionele beleggers zijn, anders dan overige aandeelhouders, wettelijk verplicht deze bepalingen van de Code 2009 toe te passen (art. 5:86 Wft). Naleving van deze bepalingen ligt hoog waar het gaat om de grote Nederlandse institutionele beleggers. Het zijn vooral de kleinere Nederlandse institutionele beleggers die deze bepalingen niet toepassen of uitleggen. Uit nader onderzoek van de Monitoring Commissie blijkt dat in bijna de helft van de gevallen, en voor wat betreft de vermogensbeheerders bijna in alle gevallen, voorafgaand aan de algemene vergadering van aandeelhouders werd gestemd en dat slechts een klein aantal (9%) van de onderzochte Nederlandse en buitenlandse institutionele beleggers ook daadwerkelijk aanwezig is en ter plekke stemt.

  De Monitoring Commissie heeft ook onderzocht in hoeverre conform best practice-bepaling IV.4.5 naar eigen inzicht wordt gestemd. Meer dan de helft van de onderzochte beleggers past deze best practice-bepaling toe. Daarnaast wordt volgens deze bepaling van een aandeelhouder die gebruikmaakt van stemadviezen van derden, verwacht dat hij zich een eigen oordeel vormt over het stembeleid van deze adviseur en de door deze adviseur verstrekte stemadviezen. Uit de resultaten van het onderzoek van de Monitoring Commissie blijkt dat iets meer dan de helft van de onderzochte buitenlandse en Nederlandse institutionele beleggers gebruikmaakt van stemadviesbureaus. Ook hier betreft het voornamelijk de grote beleggers. Het aantal ‘off the shelf’-adviezen dat door de stemadviesbureaus wordt gegeven, is bijna gelijk aan het aantal op maat gemaakte ofwel ‘customised’ adviezen dat wordt verstrekt. Iets meer dan de helft van de onderzochte partijen bespreekt dit op maat gemaakte dan wel standaard-stemadvies vooraf met het stemadviesbureau. Opmerkelijk is dat waar de onderzochte beleggers aangeven bij het stemmen nauw betrokken te zijn, slechts 17% van de onderzochte partijen achteraf weet of hun stemopdracht ook daadwerkelijk is uitgevoerd. Bijna de helft van de partijen geeft ook aan het niet nodig te vinden dat de instructieketen door henzelf of door de vennootschap wordt gecontroleerd.

• Speerpunten Monitoring Commissie

  De Monitoring Commissie heeft voor haar benoemingsperiode een aantal onderwerpen geïdentificeerd waarop zij in haar onderzoek de nadruk wil leggen. Het functioneren van de raden van commissarissen en de rol van de aandeelhouders zijn de belangrijkste aandachtspunten. Met betrekking tot het bestuur heeft de Monitoring Commissie in haar Rapport duidelijkheid gecreëerd door aan te kondigen dat zij komend jaar onderzoek gaat doen naar alle benoemingen van bestuurders die hebben plaatsgevonden na 1 januari 2004, de datum van de inwerkingtreding van de Code 2004. Dit doet zij in het kader van de hiervoor besproken uitleg dat bestaande afspraken en/of contracten worden gerespecteerd met het oog op de niet-toepassing van de maximale benoemingstermijn en maximale ontslagvergoeding van bestuurders. De Monitoring Commissie heeft, zoals gezegd, laten weten deze uitleg niet meer voldoende te vinden waar bestuurders na 1 januari 2004 zijn benoemd.

  Het onderzoek naar het optreden van de aandeelhouders is nog niet afgesloten. Bepaalde conclusies hebben een voorlopig karakter en daarom is vervolgonderzoek wenselijk volgens de Monitoring Commissie. Daarnaast zal de Monitoring Commissie in de haar resterende termijn aandacht schenken aan diversiteit, aandeelhouderschap in internationaal perspectief en het verslag van de raad van commissarissen.

  In het najaar van 2010 heeft de Monitoring Commissie enkele bijeenkomsten georganiseerd met respectievelijk bestuurders, commissarissen, aandeelhouders en accountants over naleving, actualiteit en bruikbaarheid van de Code 2009. De Monitoring Commissie zal ook in de komende jaren de dialoog met de verschillende bij de vennootschap betrokken partijen blijven aangaan.

Noten

• 1 Kamerstukken II 2010/11, 31 083, nr. 37. Bij deze brief zit enigszins verstopt als bijlage een nog niet eerder gepubliceerde brief van 7 december 2010 van de Monitoring Commissie aan de minister van Financiën, bevattend twee opmerkelijke 'aanbevelingen' met betrekking tot (tevens zijnde interpretaties van) best practice-bepalingen IV.1.2 en IV.1.3.

• 2 Zie voor het rapport ook <www.commissiecorporategovernance.nl/page/downloads/2010_Rapport_Monitoring_Commissie_Corporate_Governnance _Code.pdf>.

• 3 Stb. 2009, 545 en Stcrt. 2009, 18499. Zie ook <www.corpgov.nl/page/downloads/Dec_2008_Code_NL.pdf>.

• 4 Stb. 2004, 747 en Stcrt. 2004, 250.

• 5 Zie voor de belangrijkste inhoudelijke verschillen tussen de Code 2004 en de Code 2009: W.B. Kuijpers & M. Meinema, De nieuwe Nederlandse corporate governance code 2008, AA 2009, p. 178-184.

• 6 Rapport, p. 16.

• 7 Rapport, p. 13.

• 8 Kamerstukken II 2009/10, 32 512, nr. 3, p. 3.

• 9 Zie in dit verband ook de bij amendement in december 2009 door de Tweede Kamer aangenomen quotumverplichting van art. 2:166/276 BW van het wetsvoorstel Bestuur en toezicht (Kamerstukken I 2009/10, 31 763, A) en de maatschappelijke discussie hierover in de kolommen van de dagbladen.